Privacy Statement

Medisch Keuringsinstituut Nederland B.V. (“MKiN”, “wij” of “ons”) biedt medische keuringen aan. In deze privacyverklaring informeren wij u over de verwerking van uw persoonsgegevens door MKiN.

Wij hechten veel waarde aan uw privacy en de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, hoe wij deze verwerken en informeren wij u over uw rechten onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”).

De verwerkingsverantwoordelijke voor deze verwerking van uw persoonsgegevens is Medisch Keuringsinstituut Nederland B.V. Als u vragen heeft over onze verwerking van uw persoonsgegevens of uw rechten op grond van de AVG wilt uitoefenen, kunt u contact met ons opnemen via de volgende contactgegevens:

Medisch Keuringsinstituut Nederland B.V.
Postbus 17188
1001 JD Amsterdam
020-2612560
keuring@mkin.nl

1. Persoonsgegevens die wij verwerken en doeleinden

Er zijn verschillende momenten waarop wij uw persoonsgegevens verwerken. Hierna wordt uitgewerkt welke gegevens op welk moment verwerkt worden en voor welke doeleinden.

Wij verwerken in beginsel persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt. Indien u ervoor kiest om uw persoonsgegevens niet met ons te delen, kunt u geen gebruik maken van onze diensten.

Gebruik van onze website

Als u gebruik maakt van onze website, kunnen wij persoonsgegevens van u verwerken door het plaatsen van bepaalde cookies. Meer hierover leest u in onze Cookieverklaring in de cookiebanner op onze website.

Klantenservice

U kunt op verschillende manieren contact met ons opnemen, bijvoorbeeld per mail, telefonisch, door een brief te versturen naar ons (post)adres, via uw account in MijnMKiN en via het contactformulier op de website.

Wanneer u contact opneemt met onze klantenservice, verwerken wij uw naam en telefoonnummer en/of e-mailadres en eventuele andere persoonsgegevens die u in uw vraag meestuurt voor zover deze relevant zijn voor de beantwoording van uw vraag.

Wij gebruiken deze gegevens om contact met u op te nemen en uw vraag te kunnen beantwoorden. Wij verwijderen deze gegevens een jaar na ons laatste contact met u, tenzij wij deze gegevens voor een ander doeleinde blijven verwerken.

Het uitvoeren van een overeenkomst

De dienstverlening van MKiN bestaat uit het aanbieden van medische keuringen. In het kader van deze dienstverlening sluiten wij met u een overeenkomst.

Als u bij ons een afspraak inplant voor een keuring, verwerken wij de volgende gegevens om met u een afspraak te kunnen inplannen:

- Naam (voorletters en achternaam);
- Geboortedatum;
- Geslacht:
- Adres;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres;
- ZorgDomein code;
- Eventueel CBR Kenmerk;
- Specialisme waarbinnen de keuring wordt uitgevoerd;
- Betaalgegevens.

Nadat u bij ons een afspraak voor een keuring heeft ingepland, verzoeken wij u om ons van aanvullende informatie te voorzien. Welke informatie wij opvragen, is afhankelijk van de keuring die u bij ons aanvraagt en van uw specifieke gezondheidssituatie. Wij kunnen u bijvoorbeeld om de volgende soorten gegevens vragen:

- Verwijsbrief van het CBR met de unieke ZorgDomein-code;
- Verslagen van uw huidige behandelend specialist;
- Verslagen van recente medische onderzoeken;
- Actueel medicatieoverzicht.

Wij vragen alleen om medische gegevens voor zover onze artsen deze nodig hebben voor het uitvoeren van de keuring. Wij verzoeken u deze medische gegevens voorafgaand aan uw afspraak met ons te delen, zodat de arts zich goed kan voorbereiden op de keuring en u in beginsel geen aanvullende afspraak hoeft te maken. Voor zover wij uw medische gegevens verwerken, doen wij dit alleen om de keuring uit te voeren en onze overeenkomst met u uit te voeren. Wij verplichten ons en onze artsen om deze medische gegevens vertrouwelijk te behandelen.

Tijdens de keuring bepaalt de arts de uitslag van uw keuring. De arts vraagt op dat moment uw toestemming om uw keuringsrapportage en de daarin opgenomen persoonsgegevens te delen met andere instanties, zoals het CBR, zodat deze instanties deze persoonsgegevens verder kunnen verwerken. Indien u uw toestemming voor het delen van uw persoonsgegevens met andere instanties niet geeft, delen wij uw persoonsgegevens niet.

Voor zover wij uw persoonsgegevens op grond van uw toestemming verwerken, geldt dat u altijd het recht heeft uw toestemming in te trekken door contact met ons op te nemen. Na het intrekken van uw toestemming zullen wij uw persoonsgegevens niet langer op basis van uw toestemming verwerken. De intrekking van uw toestemming laat de rechtmatigheid van onze verwerking voorafgaand aan het intrekken onverlet.

Wij bewaren de keuringsrapportage in beginsel maximaal een jaar nadat deze met u is gedeeld. Wij bewaren uw overige persoonsgegevens, zoals uw naam, e-mailadres, het type van uw keuring en de termijn waarop uw keuring gaat verlopen voor een periode van maximaal vijf jaar, zodat wij u voor het verlopen van de keuring een herinnering kunnen sturen voor een herkeuring en u deze herkeuring gemakkelijk kan aanvragen.

MijnMKiN

Wij werken met een persoonlijke online omgeving waar u alles rondom uw keuring eenvoudig en overzichtelijk kunt regelen. Nadat u een afspraak heeft ingepland, ontvangt u een e-mail en kunt u via de link in de e-mail met de afspraakbevestiging uw account activeren.

In MijnMKiN verwerken wij de gegevens die u heeft gedeeld voor het inplannen van de afspraak en het voorbereiden van de keuring. Daarnaast kunt u in MijnMKiN documenten uploaden, vragenlijsten invullen en bekijken, de status van uw afspraak voor de keuring bekijken, de geplande afspraak wijzigen of annuleren, contactgegevens controleren, aanvullende informatie aanleveren, contact opnemen met MKiN, berichten van MKiN lezen, en een betaling uitvoeren.

De gegevens uit uw account verwerken wij om de afspraak met u in te kunnen plannen, de keuring voor te kunnen bereiden en de keuring uit te kunnen (laten) voeren. U kunt via het MKiN-account ook na het afronden van de keuring inzien welke gegevens wij van u verwerken.

Verbetering en promotie van onze diensten

Wij verwerken bepaalde persoonsgegevens, zoals uw gebruik van onze website en het MijnMKiN-portaal, om onze dienstverlening te analyseren en te verbeteren. In beginsel gebruiken wij hiervoor samengestelde gegevens die niet naar u te herleiden zijn. Wij gebruiken nooit medische gegevens voor dit doeleinde.

Daarnaast verwerken wij uw naam en e-mailadres mogelijk voor de promotie van onze dienstverlening. Wij kunnen u hier als bestaande klant e-mails over sturen, bijvoorbeeld als wij vaststellen dat de geldigheidstermijn van uw keuring afloopt. U kunt u altijd afmelden voor deze e-mails via de afmeldlink onderaan het bericht of door contact met ons op te nemen.

Google Reviews op de website

Als u via Google een review plaatst over onze dienstverlening, kan deze op onze website worden geplaatst via een koppeling tussen onze website en het Google Review platform. Wij verwerken in dat geval de inhoud van uw review, uw naam en eventueel de foto die u in uw Google account gebruikt voor het plaatsen van uw review. Wij verwerken deze gegevens om onze eigen dienstverlening te promoten en om u te informeren over ervaringen van anderen met onze dienstverlening.

Vacatures

Als u bij ons solliciteert op een vacature of een open sollicitatie instuurt, verwerken wij de persoonsgegevens die u aan ons verstrekt. Dit kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens zijn:

- NAW-gegevens;
- Contactgegevens, namelijk e-mailadres en telefoonnummer;
- Geslacht;
- Geboortedatum;
- CV;
- Eventueel zelf toegevoegde foto;-
Opleidingen, cursussen, kwalificaties en vaardigheden;
- Arbeidsgeschiedenis en eventuele stages;
- Eventueel informatie die wij van uw referenties ontvangen;
- Eventuele andere informatie die u zelf aan ons verstrekt.

Om onze vacatures te kunnen invullen, is het noodzakelijk dat wij persoonsgegevens verwerken van de sollicitanten die ons sollicitatieproces willen doorlopen. Indien u deze persoonsgegevens niet aan ons verschaft, kan het voorkomen dat uw sollicitatie niet in behandeling genomen wordt en u het sollicitatieproces niet kunt doorlopen.

Wij verwijderen uw persoonsgegevens in het licht van een sollicitatie uiterlijk vier weken na het afronden van de sollicitatie, tenzij wij uw toestemming hebben gekregen om deze gegevens nog maximaal één jaar te bewaren. Wij kunnen uw gegevens dan gebruiken om u op de hoogte te brengen van eventuele nieuwe vacatures die wij bij uw profiel vinden passen.

In het geval dat wij u in dienst nemen, verwerken wij uw persoonsgegevens onder meer voor de voorbereiding en uitvoering van uw werkzaamheden voor MKiN. Hier informeren wij u op dat moment verder over.

Voldoen aan wet- en regelgeving

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken om te voldoen aan wet- en regelgeving, waaronder het voldoen aan onze administratieplicht en het beantwoorden van verzoeken van overheidsinstanties en handhavingsinstanties.

2. Grondslag voor verwerking van persoonsgegevens

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een grondslag uit de AVG aanwezig is. Welke grondslag van toepassing is, hangt af van de manier waarop en de doeleinden waarvoor wij de gegevens verwerken. Wij gebruiken de volgende grondslagen:

Uitvoering van een overeenkomst. ‍

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken voor de uitvoering van de overeenkomst die wij met u hebben gesloten. Met deze gegevens kunnen wij voor u een afspraak inplannen en kan de arts de keuring uitvoeren. Ook hebben wij deze gegevens nodig om betalingen te verwerken en eventueel uw vragen te beantwoorden.

Wettelijke verplichting.

Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken omdat dat noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen. Wij hebben bijvoorbeeld een fiscale verplichting om facturen minimaal zeven jaar te bewaren.

Gerechtvaardigd belang. ‍

Wij kunnen een gerechtvaardigd belang hebben om uw persoonsgegevens te verwerken. Dit is het geval wanneer wij persoonsgegevens verwerken om (al dan niet op uw verzoek) informatie aan u te verstrekken over onze dienstverlening. Ook kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken in het belang van onze onderneming, zoals het handhaven van onze rechten op grond van de overeenkomst die wij met u hebben, het inschakelen van juridische bijstand of in het kader van een fusie of een overname. Wij maken altijd een belangenafweging voorafgaand aan de verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang van MKiN en zorgen ervoor dat wij hierbij uw recht op privacy respecteren.‍

Toestemming‍

Voor bepaalde verwerkingen vragen wij uw toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens. Wij vragen uw toestemming voor het delen van uw persoonsgegevens met andere instanties die deze verwerken voor hun eigen doeleinden.

3. Delen van gegevens

Wij kunnen uw persoonsgegevens aan derden verstrekken wanneer dat noodzakelijk is om onze diensten te kunnen leveren en om onze doeleinden zoals beschreven in deze privacyverklaring na te streven.

Zo kunnen wij gebruik maken van derden die als verwerker namens ons persoonsgegevens verwerken. Wij gebruiken hiervoor diensten van ICT-dienstverleners en clouddienstverleners, partijen die onze website en het MijnMKiN-portaal hosten, de partij die het ZorgDomein-platform host enbetaaldienstverleners. Wanneer wij een verwerker inschakelen, sluiten wij een verwerkersovereenkomst met deze partij en verplichten wij hen om zorgvuldig met uw persoonsgegevens om te gaan.

Wij kunnen uw persoonsgegevens ook met derden delen die als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijken kwalificeren. Zo sturen wij het medisch rapport van de arts of specialist via ZorgDomein met uw toestemming rechtstreeks door naar een andere instantie. .

Tenslotte kunnen wij uw persoonsgegevens delen met bevoegde autoriteiten, handhavingsinstanties, rechtbanken en gerechtshoven, voor zover wij daartoe wettelijk bevoegd en/of verplicht zijn.

Het is mogelijk dat wij uw persoonsgegevens delen met een andere partij in het kader van een overname of een fusie van onze onderneming. Hierover zullen wij u in dat geval informeren.

4. Verwerking buiten de EER

Uw persoonsgegevens worden in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte ("EER") verwerkt. Mocht het voorkomen dat wij uw persoonsgegevens doorgeven aan partijen die buiten de EER gevestigd zijn, dan nemen wij passende beveiligingsmaatregelen en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens veilig zijn. Wij zorgen ervoor dat deze doorgifte voldoet aan de AVG, bijvoorbeeld door een overeenkomst te sluiten met de ontvanger op basis van door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractsbepalingen of door de persoonsgegevens enkel door te geven aan een land waarvoor de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit heeft afgegeven.

5. Beveiliging persoonsgegevens

Wij zorgen voor passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, diefstal en onbevoegde toegang. Dit doen wij onder andere door onze systemen te beschermen tegen virussen en aanvallen van buitenaf en door gebruik te maken van beveiligde internetverbindingen. Daarnaast is MKiN en haar medewerkers die uw gegevens verwerken gebonden aan geheimhouding.

6. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten, die u kunt uitoefenen door bij ons een verzoek daartoe in te dienen:

Recht op inzage

U heeft het recht om de persoonsgegevens die wij van u verwerken in te zien en informatie te ontvangen over onze verwerking daarvan. In dit kader mag u ons ook verzoeken een kopie van de persoonsgegevens te verstrekken. In MijnMKiN kunt u bepaalde gegevens die wij van u verwerken altijd inzien.

Recht op rectificatie

U heeft het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te corrigeren of aan te vullen. In MijnMKiN kunt u zelf bepaalde gegevens wijzigen.

Recht op wissing

U heeft het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen. Het kan zijn dat wij uw persoonsgegevens desondanks bewaren, bijvoorbeeld omdat wij wettelijk verplicht zijn om de gegevens langer te bewaren, omdat wij deze nog nodig hebben voor het uitvoeren van de overeenkomst die wij met u hebben of voor het innen van een openstaande betaling. Als dit het geval is, informeren wij u daarover.

Recht op bezwaar

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, wanneer wij deze verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang van MKiN.

Recht op beperking van onze verwerking

U heeft het recht ons te verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens (tijdelijk) te beperken, bijvoorbeeld wanneer u een verzoek tot correctie heeft ingediend en u in de tussentijd niet wilt dat wij de bij ons bekende gegevens verwerken.

Recht op overdraagbaarheid

U heeft het recht om ons te vragen de persoonsgegevens die wij van u verwerken in een computerbestand naar u of een andere, door u genoemde organisatie, te sturen.

Recht op het intrekken van eerder gegeven toestemming

Voor zover wij uw persoonsgegevens verwerken op grond van uw voorafgaande toestemming, dan heeft u te allen tijde het recht om deze toestemming in te trekken.

U kunt een verzoek waarin u (één van) de bovenstaande rechten wil uitoefenen sturen naar keuring@mkin.nl. Om er zeker van te zijn dat een verzoek door u is ingediend, kunnen wij u een paar vragen stellen om uw identiteit te verifiëren aan de hand van de informatie die u eerder heeft verstrekt. Wij reageren zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen één maand, op uw verzoek. In het geval dat uw verzoek complex is of wij veel verzoeken van u ontvangen, kan het zijn dat wij deze termijn met twee maanden verlengen. Hier nemen wij in dat geval contact over op. Als wij uw verzoek afwijzen, dan laten wij u dit gemotiveerd weten.

Mocht u het niet eens zijn met onze verwerking van uw persoonsgegevens, neem ook dan gerust contact op. Wij willen u erop wijzen dat u het recht heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

7. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als wij onze verwerking van uw persoonsgegevens wijzigen. Als deze wijzigingen voor u relevant zijn, dan informeren wij u daarover door middel van een e-mail. De meest actuele versie van onze privacyverklaring kunt u raadplegen op onze website en in MijnMKiN.

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 24 april 2026.